档案检索的痛点就是要解决一个问题：查档人员手里只有人名、事件或者一张照片，怎么才能在最短的时间里找到对应的案卷文件。以前的做法是对照目录逐个查找，费时又费力，也不一定能找到。
AI文件深度检索系统（AI文件数管员）运用AI人工智能技术，采用统一入库、内容提取、多入口检索三段式的架构形式，对扫描件、照片、录间和视频材料进行统一管理且共用一套检索索引方式。
 

一、适用对象与检索要求

系统适用于档案馆、机关档案室、乡镇街道的档案管理，同时还可用于高校、医院等设有档案部门的单位。不管是否进行了档案数字化加工，都可以使用AI文件深度检索系统，提高档案文件的利用率，同时系统还支持跨部门调阅。
在日常实际工作中，从检索需求上来看，主要分为四大类：

1. 1、靠人名、机构名等信息查档案
2. 2、靠事件、时间线索等信息检索
3. 3、靠一个画面找图片和视频
4. 4、靠一句话找录音档案

二、能力对照

为了解决上述检索查档的诉求，系统提供了九项核心能力，可面对不同格式载体的档案检索场景，每项能力对应不同类型的档案，汇总如下：

三、三项关键能力的说明

首先是文字提取功能，它是全文检索的基础。系统主要采用OCR技术对扫描件类的档案进行批量解析，全程自动抽取文档中的文字并为其建立索引库，有效的把纸质文件转化为可检索的文本档案，实现了档案页级别的精准检索，为后续检索调用打下底层基础。
对于一些图片、视频类的影像档案，系统采用多模态AI分析技术，可理解分析影像档案。
简单来说，影像档案入库后自动生成画面标签和内容描述，对于有人脸的档案，系统能自动采集人脸数据进行归集处理，为用户以脸搜人提供检索基础。
用户只需要按人脸或场景描述就能找到影像档案，快速且精准，充分释放了影像档案的价值。
关键词检索、语义检索、以图搜图、以脸搜人四种检索方式是系统的四种检索方式。系统可以将四种方式进行并行调度实现混合检索。
用户只需要一次检索语求，系统即可自动调用检索方式，同步检索文档、图片、音频和视频等不同类型的档案资料，实现跨载体档案材料一站式的查找，大大的简化了多类型档案的查阅流程。

四、部署与安全

文件管理与检索用户最关心的是安全问题。AI文件深度检索系统采用内网私有化部署的方式，有效的解决了这个困扰。系统模型全在本地运行，不联网，扫描件、电子档案等都保留在单位内部服务器上，运维权限也由本单位自主掌握。
系统实行调阅权限分级管理机制，登录、调阅、检索等操作全部留痕，随时可溯源核查。
对于敏感的档案需要专项授权用户才可下载，审核没有通过的文件也是无法导出。另外，导出的文件可选择自动添加水印，有效提高了文件的安全性。
最关键的是，系统可适配信创环境，如果本单位已具备信创软硬件基础，不用大规模的更换现有设备，经过评估后即可直接部署。
综上所述，数字化档案不是结束，能不能发挥其真正价值才是关键——档案内容是否可进行检索。AI文件深度检索系统搭建起从材料入库到内容命中的完整链路，检索规则可以结合本馆现有的目录体系、档案开放管理要求做适配调整。

常见问题

问：AI文件深度检索系统能不能单独部署在档案馆内网？

答：可以，系统支持私有化内网部署，模型本地运行，充分做到物理隔离外网，可以满足敏感档案管控的要求。

问：和现有档案管理系统怎么对接？

答：系统秉持充分利旧的原则，原有的档案管理系统不用废弃，两个系统进行对接即可。原有档案系统负责目录管理、借阅流程等工作，AI文件深度检索系统仅负责内容提取和检索，两个系统间通过接口完成联动使用。