一是调查核实，确认党员身份当发现某位党员的档案里找不到《入党志愿书》时，党支部要做的第一件事是：调查核实，确认其党员身份。二是严肃认真，收集证明材料为了使补办的《入党志愿书》足以证明其党员身份。三是按照程序，做好补办手续、在确认党员身份并取得上相关证明材料的基础上，由党员现在所在的党支部负责为其补办《入党志愿书》。以上三个环节流程繁琐，所需材料复杂，因此，一旦党员档案丢失，想要补办必定十分麻烦。
 
利用智慧党建平台进行党员管理可以有效解决这个问题。智慧党建平台系统将党员管理由传统的纸质文件或电子文档管理转为系统数据统一管理，整合党员信息，实现党员自上而下逐级管理，对党员基本能信息、出国、帮扶、流动、发展党员、思想汇报、心得体会等信息进行记录和查询。系统自动汇总党员历史工作记录，一键生成党员档案，内容全面，实时更新，有效避免了党员档案的丢失。