就象任何事物的产生都必然有培育它的土壤一样。协同的产生也有它的根源，从管理理念上来说，协同就是为共同的目标而协调各种相关资源，使其优化并进而发挥最大的价值。长久以来，这些资源，包括各种信息、数据、流程、人员、物资等缺乏有效的组织和管理，或是被分散在各种应用系统中。尤其是进入二十一世纪，随着经济环境的变化，企业更多的面临着信息高速膨胀、竞争异常激烈的挑战，因而也就越来越注重信息的高度共享，业务流程的平滑链接，以及在此基础上进行的跨组织、跨地域的灵活协作。而可以对各种信息、流程、资源进行高效的整合的“协同应用”因其适合企业“整合资源、协同工作”的需求，自然成了被关注的“焦点”。
    一、企业信息化过程中面临的问题
    信息的不断膨胀
    信息社会带来的结果是信息爆炸，大多数企业所处理的信息量正在迅速膨胀，平均每12-18个月就会扩展一倍，这种几何级数的增长速度的确使得很多人员感到无所适从。如何有效的处理这些成为很多管理者和员工的头疼问题的信息？
    大量信息孤岛的存在
    随着计算机系统的普及，很多企业先后都采用各种相互独立的网络系统、应用系统（文档管 理，邮件管理，人事管理，销售管理等），在部分提高了效率的同时，这些系统的相互独立性也为企业的整体管理设置了障碍，它们缺乏一个统一的界面，没有相互连接的信息渠道，数据通常都被封存在企业的不同数据库、主机、文件服务器上，只有少数有特许访问权的用户能看到这些数据。为了查找一个问题，一般会要在各个系统中不停的切换，才能找到自己想要的信息。孤岛的存在越来越给企业的整体信息化带来了屏障。
    信息的非结构化
    对大多数企业来说，结构化数据只占到企业全部信息与知识的10%左右，其他的90%都是数据库难以存取到的非结构化数据。而对于企业决策者来说，往往一个备忘录、一封邮件等这些“死角”里会隐藏了非常重要的信息资源。
    缺少个性化的信息
    董事会、企业领导、企业员工、客户、供应商、合作伙伴等等，这些都是企业信息的提供者和需求者，而他们所切入的角度和关注重点是不一样的，这种“个性化”体现在各个方面，如：内容（一般的知晓 / 情报）、频率（例外 / 定期 / 持续）、结构（同类文件 / 各种来源的文件）、安全（加密 / 公开）、存取（个人 / 团队 / 公司）、集成（内部 / 集成 / 外部）等等。而现在的企业信息化系统往往是“千人一面”，只实现了“如果你肯找，最终反正能找到”的这样一种被动式、大众化的信息提供方式，而没有实现个性化的信息存取。
    二、协同概念与企业经营管理的关系
    所谓协同，就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体，协同一致地完成某一目标的过程或能力。
    从企业管理的角度来讲，协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程）之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标，即利用有限的资源尽可能大的产出，这就是我们通常所讲的企业管理的本质——提高效率。
    不难看出，从本质上实现企业管理的高效率，就要做到协同管理。而真正要达到协同管理，除了在经营理念上形成协同思想，还要借助辅助的工具，以达到简化流程、资源充分利用、无障碍沟通从而提高工作效率的目的。20世纪80年代办公自动化的产生，固然提升了企业的办事效率，但从企业协同管理的角度出发，其真正成为协同管理工具还是经过了一个成长的过程。
    三、办公自动化历史演变
    起步阶段（1985年―1993年）：是以结构化数据处理为中心，基于文件系统或关系型数据库系统，使日常办公也开始运用IT技术，提高了文件等资料管理水平。这一阶段实现了基本的办公数据管理（如文件管理、档案管理等），但普遍缺乏办公过程中最需要的沟通协作支持、文档资料的综合处理等，导致应用效果不佳。
    应用阶段（1993年－2002年）：随着组织规模的不断扩大，组织越来越希望能够打破时间、地域的限制，提高整个组织的运营效率，同时网络技术的迅速发展也促进了软件技术发生巨大变化，为OA的应用提供了基础保证，这个阶段OA的主要特点是以网络为基础、以工作流为中心，提供了文档管理、电子邮件、目录服务、群组协同等基础支持，实现了公文流转、流程审批、会议管理、制度管理等众多实用的功能，极大地方便了员工工作，规范了组织管理、提高了运营效率。
    发展阶段（2002年至今 ）：OA应用软件经过多年的发展已经趋向成熟，功能也由原先的行政办公信息服务，逐步扩大延伸到组织内部的各项管理活动环节，成为组织运营信息化的一个重要组织部分。同时市场和竞争环境的快速变化，使得办公应用软件应具有更高更多的内涵，客户将更关注如何方便、快捷地实现内部各级组织、各部门以及人员之间的协同、内外部各种资源的有效组合、为员工提供高效的协作工作平台。
    四、OA应用面临的新需求
    随着知识经济时代的到来，社会进步正在不断加速，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。具体表现在：
    1）需要一个高效的协同管理工作平台
    能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理.
    2）需要一个有效的知识资产管理平台
    过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质、技能和执行力。
    3）需要一个个性化的系统访问门户
    传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。
    4）需要一个良好的组织文化管理平台
    开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
    5）需要一个集中的信息整合呈现平台
    办公系统是组织内使用面最广泛、频率最高的信息系统，希望能够通过办公系统实时、直观地了解到组织的运营状况（如生产、营销、财务等数据），同时有效地解决组织内“信息孤岛”问题。
    6）需要一个灵活的业务流程整合平台
    当组织面临客户不断提出端到端（End to End）的服务时，员工办公环境将会越来越复杂，因此需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。
    综合上述各种新的需求不难发现，现阶段的OA系统将以知识管理为核心、以实时协作为技术支撑手段，以统一的知识门户为展现方式，而它最终的发展趋势必然不是简单的OA，而是真正实现企业协同管理的系统平台。